การพัฒนาระบบ E-Document ในองค์กร
กลุ่มบริษัท เจมาร์ท กรุ๊ป โฮลดิ้งส์ ให้ความสำคัญกับแนวทางการพัฒนาอย่างยั่งยืนและการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยได้ริเริ่มนำนวัตกรรม E-Document มาใช้ภายในองค์กร ซึ่งถือเป็นหนึ่งในมาตรการสำคัญที่ช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษได้อย่างเป็นรูปธรรม นวัตกรรมนี้มีส่วนช่วยอย่างมากในการอนุรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการลดการใช้กระดาษที่อาจส่งผลกระทบต่อป่าไม้และระบบนิเวศ
อีกทั้งยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ ช่วยให้การบริหารงานภายในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น มีความปลอดภัยสูง และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดจากการสูญหายของเอกสารสำคัญ ตลอดจนช่วยสนับสนุนให้เกิดการดำเนินธุรกิจที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมในระยะยาวอีกด้วย
แนวทางการดำเนินงานเพื่อลดการใช้กระดาษอย่างต่อเนื่อง
- การขยายการใช้ระบบ E-Document ไปยังทุกหน่วยงานในองค์กร
- การพัฒนาและประยุกต์ใช้โปรแกรม E-Document ที่มีความแม่นยำในการจัดเก็บข้อมูล
- การส่งเสริมการทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless Office) ผ่านการอบรมพนักงาน
ประโยชน์ของการพัฒนาระบบ E-Document ในองค์กร
- ลดการใช้กระดาษและอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม
- การเปลี่ยนมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในกระบวนการทางธุรกิจ ลดความต้องการในการตัดต้นไม้และปริมาณขยะจากเอกสารที่ไม่จำเป็น
- ลดการใช้หมึกพิมพ์และพลังงานที่ใช้ในเครื่องพิมพ์ ซึ่งช่วยลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจก (Carbon Footprint) อันเป็นสาเหตุของภาวะโลกร้อน
- การจัดเก็บและบริหารข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
- E-Document ช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลเป็นระเบียบ สามารถค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลได้ง่าย ลดปัญหาการสูญหายของเอกสารจากการจัดเก็บแบบกระดาษ
- เพิ่มความสะดวกในการแบ่งปันและเข้าถึงข้อมูลระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร ทำให้การทำงานมีความต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ความปลอดภัยของข้อมูล
- ระบบ E-Document มาพร้อมมาตรการควบคุมการเข้าถึงเอกสารผ่านการกำหนดสิทธิ์การใช้งาน ทำให้สามารถป้องกันข้อมูลรั่วไหลได้
- มีการสำรองข้อมูลในระบบคลาวด์และการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์และการสูญหายของข้อมูลสำคัญ
